Déléguer à une adjointe virtuelle en 3 étapes

Tu es un.e entrepreneur.e débordé.e qui jongle entre la gestion de ton entreprise et les tâches administratives qui s’accumulent? Si tu cherches une solution efficace pour gagner du temps, augmenter ta productivité et te concentrer sur ce qui compte vraiment, déléguer à une adjointe virtuelle pourrait être la clé du succès. Dans cet article, découvre comment une adjointe virtuelle peut alléger ta charge de travail, te permettant ainsi de libérer du temps pour te concentrer sur la croissance de ton entreprise.

Voici quelques situations courantes que tu pourrais reconnaître :

• L’équilibre travail & vie familiale – Tu passes tes journées en clientèle et ensuite tes soirées et fins de semaine à répondre à des courriels, effectuer la facturation, préparer des devis et plus encore. Il devient difficile de tout conjuguer.
• Fatigue et surcharge : Tu as pris l’habitude de tout faire toi-même, et tu manques d’énergie. Bien que la courbe de croissance de ton entreprise soit excellente, une augmentation de clients signifie plus de paperasse et de suivis.
• Équipe débordée : Tu prépares un lancement, et ton équipe est déjà à bout de souffle. Une aide ponctuelle serait un soulagement bienvenu pour assurer le succès de ton évènement.
• Besoin d’aide sans engagement : Tu n’es pas encore prêt.e pour un.e employé.e à temps plein, mais l’assistance d’une personne expérimentée te permettrait de tout mettre en place pour le moment venu.

Peu importe la raison, tu as besoin d’une solution rapidement! Voyons si je peux répondre à quelques-unes de tes questions :

Qu’est-ce qu’une adjointe virtuelle ?

En bref, une adjointe virtuelle est une travailleuse autonome qui effectue divers mandats administratifs, de bureautique, de coordination et de suivi à distance.

Certaines sont spécialisées dans des domaines spécifiques comme la comptabilité, l’immobilier, le médical ou le juridique.

Que ce soit pour un projet à long terme ou des mandats occasionnels, elle saura s’adapter à tes besoins.

Quelles tâches lui déléguer ?

Voici un petit exercice facile comme 1-2-3 pour t’aider dans ta recherche.

Liste les activités qui ne génèrent pas de revenus, même si elles sont essentielles.

Besoin d’exemples ?

• Lire et répondre à tes courriels
• Confirmer et faire un suivi de tes rendez-vous
• Prendre et répondre à tes appels
• Répondre aux demandes d’information
• Préparer et envoyer tes factures, payer tes fournisseurs
• Ajouter de nouveaux produits ou services à ta boutique en ligne
• Répondre aux commentaires de tes lecteurs sur tes réseaux sociaux
• Mettre à jour tes dossiers clients

À toi maintenant ! Ajoutez toutes ces tâches « gruge-temps » qui vous viennent en tête.

Ajoutez à chaque ligne le temps approximatif que tu y consacres.  Pas besoin que ce soit précis, une estimation suffira.  

As-tu réalisé tout le temps que tu y consacrer ?  Par curiosité, calcul ce que ça représente avec ton taux horaire !!

La liste est certainement longue. Ne t’inquiète pas, tu ne délégueras pas tout immédiatement. Cela te permettra d’avoir une vue d’ensemble et de prioriser.

À chacun son métier.

Ton adjointe virtuelle exécutera ces tâches en beaucoup moins de temps !

Cherche la perle rare.

Inutile de passer des heures sur Internet. Tu as déjà identifié les tâches que tu désires déléguer. Tu peux faire une demande claire sur LinkedIn ou sur un groupe d’entrepreneure sur Meta (FB).  Encore mieux, je te recommande de visiter le site RPSAV (le premier réseau francophone d’adjointes virtuelles).  C’est gratuit et tu peux y formuler tes besoins pour recevoir plusieurs candidatures vraiment intéressantes.

Es-tu prêt.e à déléguer?

Je comprends, ce n’est pas facile de laisser une autre personne accéder aux informations de ton entreprise. Tu devras t’habituer à une méthode de travail différente de la tienne. Souviens-toi, l’important c’est le résultat! Vas-y une tâche à la fois. Cela te permettra d’implanter une bonne base de travail dans la communication et la confiance. Ensuite… tu ne pourras plus t’en passer!

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