Voyons ce qui vous amène ici :

  • Vous avez des idées plein la tête, mais vous manquez de temps ! Celles-ci dorment sur la tablette due à votre charge de travail administrative trop lourde.
  • Vous n’arrivez pas à conjuguer travail et vie familiale ! Vous passez vos journées en clientèle et ensuite vos soirées et fins de semaine à répondre à des courriels, effectuer la facturation, préparer des devis et plus encore.
  • Vous avez pris l’habitude de tout faire vous-même et vous manquez d’énergie ! La courbe de croissance de votre entreprise est excellente, cependant, une augmentation de clients veut dire plus de paperasse et suivis.
  • Vous avez un lancement qui se prépare et votre équipe est débordée ! Vous avez besoin d’aide à l’occasion pour soulager leur tâche de travail le temps d’assurer le succès de votre évènement.
  • Vous n’êtes pas prêt.e pour un.e employé.e à temps plein ! Cependant, avoir l’assistance d’une personne d’expérience vous permettrait de tout mettre en place pour le moment venu.

Peu importe la raison, vous avez besoin d’une solution rapidement ! Alors, voyons si je peux répondre à quelques-unes de vos questions.

Qu’est-ce qu’une adjointe virtuelle ?

En bref, elle est une travailleuse autonome qui effectue divers mandats administratifs, de bureautique, de coordination et de suivi à distance.

Certaines sont spécialisées dans des domaines spécifiques comme : la comptabilité, l’immobilier, le médical ou le juridique, pour n’en nommer que quelques-uns.

Qu’il s’agisse d’un projet à long terme ou de mandats occasionnels, elle saura s’adapter à vos besoins.

Quelles tâches lui déléguer ?

Voici un petit exercice qui vous aidera dans votre recherche.  C’est facile comme 1, 2, 3 !

Faites une liste de TOUTES les activités qui ne génèrent pas de revenus même si elles sont essentielles.

Besoin d’exemples ?

  • Lire et répondre à vos courriels
  • Confirmer et faire un suivi de vos rendez-vous
  • Prendre et répondre à vos appels
  • Répondre aux demandes d’information
  • Préparer et envoyer vos factures, payer vos fournisseurs
  • Ajouter de nouveaux produits ou services à votre boutique en ligne
  • Répondre aux commentaires de vos lecteurs sur vos réseaux sociaux
  • Mettre à jour de vos dossiers clients

À vous maintenant ! Ajoutez toutes ces tâches « gruge-temps » qui vous viennent en tête.

Ajoutez à chaque ligne le temps approximatif que vous y mettez.  Pas besoin que ce soit précis.

Avez-vous réalisé tout le temps que vous y consacrer ?

La liste est certainement longue.  Ne vous inquiétez pas.  Vous ne déléguerez pas tout immédiatement.  En revanche, cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble et de prioriser.

À chacun son métier.

Votre collaboratrice exécutera ces tâches en beaucoup moins de temps !

Cherchez la perle rare.

Nul besoin de passer des heures sur Internet ! Vous avez déjà identifié les tâches que vous désirez déléguer à l’étape 1.  À vous maintenant de formaliser votre demande de service et visiter un des réseaux suivants :

  • Agence GMS : pour la gestion de vos médias sociaux
  • RPSAV : le premier réseau francophone d’adjointes virtuelles

 

Alors êtes-vous prêt.e à déléguer ?

Je vous comprends, ce n’est pas facile de laisser une autre personne accéder aux informations de votre entreprise.  Aussi, vous devrez vous habituer à une méthode de travail différente de la vôtre.

Souvenez-vous, l’important c’est le résultat ! Allez-y une tâche à la fois. Cela vous permettra d’implanter une bonne base de travail dans la communication et la confiance.  Ensuite… vous ne pourrez plus vous en passer !

Dans mon prochain article, je vous partage plusieurs avantages à travailler avec une adjointe virtuelle ainsi qu’une liste de tâches qu’elle peut accomplir pour vous.

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